Código de ética y conducta

SUMINISTROS QUIMICOS LTDA- SUMIQUIM

1. PRESENTACIÓN

En SUMIQUIM SUMINISTROS QUIMICOS S.A.S., adquirimos un compromiso compartido para asegurar la calidad de vida de nuestros empleados, el buen funcionamiento de nuestra operación, los negocios con integridad, el fortalecimiento

de nuestra reputación, la transmisión de confianza y transparencia a nuestros grupos de interés.

 

Es para esto que SUMIQUIM ha establecido políticas de Ética y Conducta con todos sus grupos de interés que permitan mantener relaciones transparentes con socios, Trabajadores, clientes, proveedores y comunidad. Por ello, buscamos que todas aquellas personas que de una u otra forma se relacionan con SUMIQUIM, adopten decisiones correctas, actúen con integridad, honestidad y justicia, exigiendo lo mismo de todos aquellos con los que se interactúa.

 

Reiteramos en este código el compromiso de llevar a cabo todas nuestras actividades en cumplimiento de las normas legales aplicables en materia de prevención y lucha contra la corrupción y el soborno, y en cumplimiento de los más altos estándares de calidad y honestidad. Es importante leer, entender y respetar el código. Esperamos su apoyo incondicional a los principios y normas que contiene.

 

2. ALCANCE

El código de ética aplica a todos los trabajadores de SUMIQUIM y terceros relacionados, (incluyendo a los contratistas y personal temporal), miembros de la asamblea de socios y accionistas, así mismo, se hace extensiva, en lo que les sea aplicable, a proveedores, partes interesadas y comunidad.

 

3. DEFINICIONES

1. Debida Diligencia: Es el término que obliga a las empresas a tomar las medidas necesarias al momento de establecer una relación con un tercero que represente alto riesgo por posibles actos de corrupción.
2. Control de Riesgos: La parte de administración de riesgos que involucra la implementación de políticas, estándares, procedimientos y cambios físicos para eliminar o minimizar los riesgos adversos.
3. Conflicto de Interés: Corresponde a aquellas situaciones en las cuales los trabajadores de SUMIQUIM enfrentan en la toma de decisiones sus intereses personales con los de SUMIQUIM, sus proveedores, asociados, inversionistas o Grupos de Interés y/o terceros, lo que podría interferir en su capacidad para decidir objetivamente y en el mejor interés de SUMIQUIM.
4. Corrupción: Definido por transparencia internacional como el “mal uso del poder”. Incluye cualquier actividad deshonesta en la que un Colaborador, Administrador, Accionista y Director o Proveedor actúa de forma contraria a los intereses de la entidad y abusa de su posición de confianza para alcanzar alguna ganancia personal o ventaja para sí mismo o para un tercero. También involucra conductas corruptas de la entidad, o de una persona que pretenda actuar en su nombre, con el fin de asegurar una ventaja directa o indirecta inapropiada para la entidad.
5. Extorsión o instigación al delito: es la exigencia de un soborno o pago, por parte de un funcionario de gobierno, colaborador o tercero, para desempeñar sus funciones, o para otorgar una ventaja o un contrato a cualquiera de las empresas del Grupo.
6. Factores de Riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de soborno y corrupción, tales como los clientes/usuarios, los productos, los canales de distribución y las jurisdicciones.
7. Fraude: es un acto ilegal realizado por una o varias de las personas físicas o jurídicas que se encargan de vigilar el cumplimiento de contratos públicos o privados para obtener algún provecho perjudicando los intereses de otro.
8. Grupos de Interés y/o Terceros: Se consideran Grupos de Interés y/o terceros todos aquellos grupos, sectores, personas, colectivos u organizaciones que de alguna manera sean impactados o afectados directa o indirectamente por las actividades, decisiones y en general, por el desarrollo del objeto social de SUMIQUIM.
9. Identificación de Riesgos: El proceso de determinar qué puede suceder, por qué y cómo.
10. Información Confidencial: Se considera información confidencial, toda información o documento al cual tengan acceso los trabajadores en desarrollo de sus funciones y/o en la prestación de sus servicios y que SUMIQUIM no ha catalogado como pública. Se refiere, entre otras, a cualquier información técnica, financiera, contable, estratégica, corporativa o comercial, incluyendo información propia de los procesos de auditoría, políticas empresariales, información de cualquier naturaleza de trabajadores y ex trabajadores, planes comerciales o de mercadeo, métodos y procesos y cualquier información relacionada con SUMIQUIM, las operaciones de negocios presentes y futuros o situaciones legales, administrativas y/o financieras, cualquiera sea la forma en que se encuentre dicha información.
11. Información Privilegiada: Se considera como información privilegiada, aquella información sujeta a reserva, así como la que aún no ha sido dada a conocer al público existiendo deber para ello o que, en caso de haberse dado a conocer, sería tenida en cuenta por asociados e inversionistas de SUMIQUIM para su toma de decisiones, a esta información tiene acceso un grupo determinado de Trabajadores.
12. Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.
13. Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una compañía por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
14. Riesgos Asociados: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el Riesgo de Soborno y Corrupción, tales como el reputacional, el legal, el operativo y el de contagio.
15. Soborno: consistente en ofrecer, pagar, prometer, autorizar o recibir el pago de dinero o cosa de valor, o compartir parte del pago de un contrato adjudicado, a sabiendas que la totalidad o una parte del dinero o las cosas de valor se ofrecerán, entregarán o prometerán, directa o indirectamente a cualquier tercero con el fin de:
    • Inducir para que haga o deje de realizar cualquier acto que vulnere sus funciones.
    • Asegurar una ventaja inapropiada.
    • Inducir a tal funcionario de gobierno a utilizar su influencia para ayudar a SUMIQUIM
    • Influir en la adjudicación de un contrato, permiso o procedimiento judicial.
16. Transparencia y Ética Empresarial: Engranaje de documentos y procesos al interior de la empresa que tienen como propósito regular al interior de la empresa los lineamientos y procedimientos por medio de los cuales se lucha contra el Soborno y la Corrupción, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
17. Tercero asociado: Es aquella que le presta servicios a la sociedad o actúa en su nombre, sin importar la relación contractual que los vincula. Algunos ejemplos de personas asociadas pueden ser: agentes, proveedores, subsidiarias, outsourcing, aliados estratégicos, entre otros. Equivale a la denominación de Personas Asociadas contenida en la Ley de Soborno del Reino Unido (UK Bribery Act).

 

4. NUESTRA CULTURA

 

4.1. MISIÓN

Proveemos Soluciones Químicas a través de Materias Primas de excelente calidad a la Industria Farmacéutica, del Cuidado Personal, y Limpieza Industrial y del Hogar, apoyando e inspirando a nuestros clientes en el desarrollo de nuevos productos que les permita reafirmarse en el mercado

4.2. VISIÓN

Continuaremos siendo un Jugador Importante, incrementando la participación en el mercado, mediante la satisfacción plena de nuestros clientes, la sostenibilidad de relaciones profesionales, éticas, sinceras y el continuo desarrollo de la Responsabilidad Social como empresa.

4.3. VALORES CORPORATIVOS

Para alcanzar los objetivos organizacionales, los trabajadores, desarrollarán sus actividades orientadas por los siguientes VALORES rectores frente a otros trabajadores, al estado, SUMIQUIM, sus asociados, otros grupos de interés y/o terceros:

 

• Profesionalismo: SUMIQUIM y sus trabajadores están comprometidos con el profesionalismo de sus Trabajadores los cuales son altamente competentes y comprometidos como componente fundamental para la generación de valor. Se incentiva el trabajo en equipo, la innovación, el continuo mejoramiento de nuestras operaciones.
• Honestidad: Los Trabajadores de SUMIQUIM trabajan íntegramente ya que les interesa la forma en que se obtienen los resultados y por ello están comprometido con la no tolerancia de cualquier incumplimiento o acto incorrecto, primando de esta manera la honestidad. En consecuencia, las afirmaciones e información brindada por los trabajadores siempre estarán en concordancia con la realidad y los hechos, protegiendo el buen nombre e imagen de SUMIQUIM, sus trabajadores, asociados, entidades de control, clientes, terceros u otros.
• Ética: Los Trabajadores actuarán con ética y lealtad hacia SUMIQUIM, sus asociados e inversionistas, grupos de interés y/o terceros, observando siempre la regulación aplicable, respetando y apoyando el fortalecimiento de las instituciones y colaborando con las autoridades en la aplicación y cumplimiento de la ley.
• Transparencia: SUMIQUIM y sus trabajadores reconocen la importancia y el valor del suministro de información clara, íntegra, correcta y oportuna para el adecuado conocimiento de su situación financiera y no financiera, como sustento fundamental de la relación con sus asociados, inversionistas, grupos de interés y/o terceros y el mercado de capitales.
• Seriedad: Los Trabajadores de SUMIQUIM siempre buscarán trabajar de forma seria en la consecución de los resultados, generando confianza en los clientes, proveedores y terceros que entablen relación de cualquier tipo con SUMIQUIM.

 

5. PRINCIPIOS DE DERECHOS HUMANOS

Reconocemos en cada uno de los individuos que hacen parte de SUMIQUIM, directa o indirectamente, los derechos humanos como las prerrogativas básicas, inherentes y esenciales de las personas que buscan garantizar la dignidad, igualdad y el desarrollo de los individuos. Tenemos el compromiso de cumplir con las leyes aplicables relacionadas con salarios y carga horaria que rijan nuestro trabajo, nunca usaremos ni condonaremos el uso de trabajos forzados o mano de obra infantil. Asimismo, respetamos el derecho a la libertad de asociación y el derecho a trabajar en un entorno seguro, saludable y humano.

No toleraremos ninguna violación a los derechos humanos en nuestros negocios, nuestra cadena de suministro o en colaboraciones y nos tomamos con gran seriedad cualquier acusación de que SUMIQUIM no esté respetando debidamente los derechos humanos.

 

6. LIBERTAD DE ASOCIACIÓN

Asumimos el compromiso de respetar el derecho de nuestros empleados a la libertad de asociación, lo que incluye:

• El derecho a organizarse de conformidad con las leyes y prácticas nacionales.
• El derecho a las negociaciones colectivas a través de representantes elegidos por ellos.
• El derecho de sus representantes electos a tener acceso razonable a nuestros empleados para representarlos.
• El derecho a participar en otras actividades protegidas.
• El derecho a no participar en tales actividades.

 

7. DIVERSIDAD E INCLUSIÓN Y NO DISCRIMINACIÓN

Nuestros trabajadores deben ser tratados con respeto, dignidad y equidad. Propendemos trato igualitario e igualdad de oportunidades de empleo sin distinción de raza, etnia, color, religión, sexo, edad, origen nacional, orientación sexual, u otra situación protegida por la ley. Esta premisa aplica a nuestros empleados, candidatos, contratistas independientes, clientes, proveedores, junta de socios.

 

8. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Para SUMIQUIM La salud y la seguridad es nuestra prioridad, y es necesario que cuidemos de nosotros mismos y de los demás. Debemos estar preparados para actuar cuando vemos o sabemos de un riesgo de seguridad. Es necesario que realicemos todas nuestras actividades de manera segura, eficiente, que acatemos todas las regulaciones, leyes, políticas, prácticas, sistemas y procedimientos, asegurando que cuidamos a todos en nuestros sitios y otros que tienen el potencial de ser afectados por nuestras actividades. Así mismo, debemos tener presente la seguridad de clientes, proveedores, visitantes y el entorno social en que realizamos nuestras operaciones para cuidar la integridad física de todos.

 

9. MEDIO AMBIENTE

Nuestro negocio se realiza de forma sostenible y responsable desde un punto de vista medio ambiental, por ello estamos comprometidos a buscar permanentemente las acciones para la mejora continua en el manejo de los residuos, ahorro de energía y todo elemento que potencialmente le pueda afectar, asegurando la sostenibilidad del negocio.

 

10. ACOSO LABORAL

Se entenderá por acoso toda conducta persistente y demostrable, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo o inducir la renuncia de este. No toleraremos ningún tipo de acoso. Respetar a los demás significa que somos cuidadosos con la manera en la que tratamos a los otros y la forma en la que nos comunicamos. Recuerde considerar cómo podría hacer sentir a otros empleados, socios y clientes y no olvide que todos provenimos de orígenes distintos por lo que nuestras perspectivas podrían variar. Por ejemplo, lo que podría parecer una broma graciosa a una persona podría ser ofensivo para otra.

En SUMIQUIM siempre se debe fomentar un entorno de respeto mutuo y debemos ofrecernos apoyo y aliento los unos a los otros. Podemos promover estos comportamientos teniendo en cuenta nuestros valores, siendo transparentes y honestos, siendo constructivos en nuestras críticas y brindando reconocimiento.

 

11. CONFLICTOS DE INTERÉS

Ante la presencia o posible existencia de un Conflicto de Interés, los Trabajadores involucrados se abstendrán de tomar cualquier decisión, informarán a quien corresponda y se procederá de acuerdo a las siguientes indicaciones: Trabajadores en General: En el caso que cualquier Funcionario de SUMIQUIM (distinto del Director General de SUMIQUIM) se vea ante la presencia o posible existencia de un Conflicto de Interés, planteará inmediatamente el caso ante el superior inmediato quien validará la posible existencia de dicho conflicto. Si el superior inmediato, evidencia la existencia de conflicto de interés lo reportará al presidente de SUMIQUIM quien podrá tomar decisiones para resolver el conflicto

Dádivas y Beneficios: En SUMIQUIM las decisiones y los resultados se sustentan en el criterio ético de quienes hacen parte de esta; por tanto, dichas decisiones y resultados, de ninguna manera podrán estar influenciados por dádivas o beneficios otorgados por clientes y/o proveedores de SUMIQUIM o de terceros. Los trabajadores de SUMIQUIM se abstendrán de aceptar u ofrecer beneficios, regalos, tratos preferenciales, invitaciones u otro parecido que pudiera comprometer su imparcialidad en la toma de decisiones y consecución de resultados.

 

12. TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL

SUMIQUIM cuenta con un compromiso de responsabilidad social y de cumplimiento normativo, comprendiendo la normatividad vigente sobre la materia y como producto de una evaluación del riesgo que aplica a todos los Trabajadores, clientes, proveedores, accionistas, contratistas, subcontratistas y demás terceros ya sean personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, con quienes de manera directa o indirecta SUMIQUIM establezca cualquier relación comercial y contractual. Para SUMIQUIM la Transparencia y la Ética Empresarial tiene como objetivo fundamental minimizar la posibilidad de que se materialicen situaciones asociadas a los riesgos de soborno y corrupción en negocios y transacciones nacionales e internacionales que puedan generar engaño, violación de confianza y en general, daños a la reputación del mismo, sus bienes y sus grupos de interés.

SUMIQUIM expresa la responsabilidad que tienen de promover entre  los Trabajadores, Accionistas, Clientes, Proveedores, Contratistas, Aliados Estratégicos y los Terceros que  interactúan con la misma, las más altas conductas éticas y establece el compromiso de la empresa de no tolerancia a conductas consideradas como  soborno o corrupción, reforzando los valores, estándares y principios establecidos en el Código de Ética y  Conducta de Negocio donde se establece la obligación de actuar siempre de manera honesta y ética en todas  nuestras actividades, así como el cumplimiento de todas las normativas vigentes y futuras que regulen estos  temas.

SUMIQUIM ha definido como lineamientos generales para la Transparencia y Ética Empresarial las siguientes reglas de conducta de obligatorio cumplimiento para todos sus trabajadores:

• Prohíbe terminantemente a los Miembros de Asamblea de socios, Accionistas, Colaboradores, Clientes, Proveedores, Contratistas, Aliados Estratégicos y los Terceros relacionados, la realización o aceptación de pagos de facilitación, entendiendo por éstos aquellos pagos hechos o recibidos para asegurar o agilizar el curso de una acción de rutina o acciones necesarias para que la contraparte tenga un derecho legal o de otra índole.
• Evitará vínculos con contrapartes que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con soborno y corrupción.
• Prohíbe el soborno a funcionarios públicos o privados, nacionales o extranjeros, ya sea directamente, a través de terceros o por intermediarios, a cambio de un beneficio o una ventaja inadecuada.
• Cuenta con un régimen de sanciones ante la violación grave por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o reglamentarias.

 

13. ANTICORRUPCIÓN, FRAUDE Y SOBORNO

SUMIQUIM se encuentra comprometido en combatir la corrupción y en este sentido, dan aplicación a todas las leyes tanto nacionales, aplicables a cada uno de los países, así como las normas internacionales vigentes y futuras contra el Soborno.

SUMIQUIM promueve y establece dentro de su organización, un compromiso de cultura antisoborno y anticorrupción en sus órganos de administración y de control, representantes legales, socios y en general en todos sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y demás terceros relacionados con SUMIQUIM.

Cuando la persona que de alguna forma se encuentre vinculada de SUMIQUIM esté frente a una de las situaciones CORRUPCIÓN, FRAUDE Y SOBORNO, deberá rechazarla, poner en conocimiento de tal situación a su superior y denunciarla de forma inmediata en la Línea de ética.

El incumplimiento de las disposiciones aquí previstas conlleva sanciones, no solo para SUMIQUIM, sino también sanciones personales de tipo penal, para los empleados involucrados en dichas conductas.

 

14. CONTROL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

En ninguna circunstancia, el desarrollo del objeto social de SUMIQUIM implicará la realización de actividades ilícitas, incluyendo las destinadas a realizar operaciones de lavado de activos o financiación del terrorismo, para esto SUMIQUIM viene desarrollando programas de prevención sobre este tipo de actividades y la debida diligencia para el conocimiento de los terceros con los que se relaciona.

SUMIQUIM considera una falta muy grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos para la prevención, detección y control de actividades de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así mismo, dispondrá de mecanismos de comunicación efectiva para el reporte correspondiente y a través de la Línea Ética donde podrán denunciarse actividades que configuren lavado de activos o financiación del terrorismo. El compromiso de SUMIQUIM se hace extensible a sus contratistas, personal vinculado temporalmente y en general, a todos los terceros con quien mantenga relaciones comerciales.

 

15. CUMPLIMIENTO

SUMIQUIM considera una falta grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los lineamientos, controles, manejo de información u otros lineamientos que se encuentran en la Transparencia y Ética Empresarial. Así mismo, deberá reportar a autoridades competentes y ejercer acciones de carácter legal cuando así sea requerido, ante cualquier desviación que se identifique.

Es responsabilidad de cada empleado garantizar el pleno cumplimiento de todas las disposiciones de este Código y de ser necesario buscar ayuda de parte de su superior inmediato o responsable del área de Gestión Humana. «Hacer lo correcto» y garantizar los más altos estándares de integridad es la responsabilidad personal de cada trabajador y la misma no puede delegarse.

 

16. LÍNEA ÉTICA DE DENUNCIAS

Contamos una línea ética donde se puede reportar situaciones que considere contrarias a nuestros principios éticos Para garantizar que todos los empleados puedan informar de las inquietudes al Número de teléfono 3184666580.

 

17. PAUTAS ÉTICAS Y DE CONDUCTA

A continuación, se describen pautas generales de ética y comportamiento con las cuales los trabajadores de SUMIQUIM se comprometen y aplican (conductas Esperadas); las conductas que sean contrarias a las Conductas Esperadas se entenderán como Conductas Prohibidas desde el marco de principios, valores y políticas de SUMIQUIM:

 

18. CONDUCTAS ESPERADAS:

• Los trabajadores de SUMIQUIM deberán conocer y observar las diferentes Políticas y Procedimientos establecidos y divulgados por SUMIQUIM, incluyendo, pero sin limitarse a estas, el Reglamento Interno de Trabajo, la Política de prevención de consumo de alcohol y drogas y todas las que busquen el cumplimiento de las normas laborales.
• Actuar en todo momento con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia en favor de los mejores intereses de SUMIQUIM, asegurando que todas las actuaciones propias y las responsabilidades asignadas por el cargo desempeñado se desarrollen en el marco de los principios, valores y políticas contenidas en este Código y demás documentos de SUMIQUIM.
• Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte de otro funcionario, que afecte o pueda lesionar los intereses de SUMIQUIM o que resulte violatorio del presente Código.
• Ser prudente y respetuoso tanto en el comportamiento, como en el lenguaje en las instalaciones de SUMIQUIM, manejando con seriedad, responsabilidad y discreción sus relaciones personales con otros trabajadores de SUMIQUIM, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten la objetividad e independencia requeridas para la adopción de las decisiones que corresponden.
• Dar buen uso a las instalaciones, sistemas de información y demás elementos de trabajo asignados y como parte de ello, instalar únicamente programas y dispositivos de hardware autorizados por SUMIQUIM, respetando los lineamientos definidos para ello.
• Manejar con seriedad, responsabilidad y discreción las relaciones afectivas que eventualmente puedan surgir con otros trabajadores de SUMIQUIM, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten la objetividad e independencia requeridas para la adopción de las decisiones que corresponden.
• Observar un trato respetuoso frente a los trabajadores de SUMIQUIM, respetando sus criterios y privacidad, absteniéndose de adelantar conductas discriminatorias contra la condición racial, sexual, religiosa y política de los trabajadores.
• Atender en forma oportuna, suministrando respuestas claras y completas frente a cualquier solicitud o reclamación presentada por las autoridades, clientes, proveedores, asociados y/o, inversionistas.
• Comunicar oportunamente a sus superiores todo hecho o irregularidad por parte de un proveedor, cliente, funcionario de gobierno o cualquier tercero que afecte o pueda lesionar los intereses de SUMIQUIM.
• Observar criterios de imparcialidad y objetividad en la selección de proveedores, velando siempre por proteger el mejor interés para SUMIQUIM.
• Informar a SUMIQUIM sobre ofrecimientos de terceros que puedan ir en contra de los lineamientos señalados en este Código.
• Abstenerse de participar en actividades o participar como socio de negocios que puedan afectar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades, sean contrarios a los intereses de SUMIQUIM o que desarrollen actividades ilícitas o en contravención de los principios éticos de SUMIQUIM.
• SUMIQUIM reconoce y respeta los derechos a la privacidad y libertad de expresión de sus trabajadores. No obstante, cualquier participación en redes sociales que llegare a involucrar a SUMIQUIM se hará protegiendo el buen nombre y la información de SUMIQUIM. En todos los casos dicha participación deberá efectuarse a título estrictamente personal.
• Los trabajadores de SUMIQUIM se abstendrán de comunicar a otros trabajadores sin autorización para ello o compartir con terceros, información confidencial de SUMIQUIM dando un tratamiento adecuado a la misma, bajo los criterios de integridad, confidencialidad, disponibilidad y privacidad.
• Abstenerse por completo de usar en provecho propio o de terceros o de suministrar a terceros Información Privilegiada de SUMIQUIM e informar acerca de cualquier posible violación que pudiera llegar a conocer en relación con este deber.

 

ALEJANDRO CANTILLO LÓPEZ

Representante Legal